名单批量生成证书和邀请函
一张名单,每人一份不一样的证书、邀请函或工牌,打包下载。
- 适合谁
- 要给比赛、培训、活动批量出证书、邀请函、工牌、桌签的老师、行政和活动策划
- 要准备
- 一张名单(Excel),证书或邀请函的模板(Word 或 PPT,没有就让百言 AI 设计),每份要变的字段
- 用时
- 第一次约 15 分钟,主要花在核对第一份样张;36 份证书几分钟出齐
- 用到
- 项目云端电脑做文档云端电脑处理表格技能
做出来是这样的
1每人一份的证书
2百言 AI 里的回复
36 份证书都做好了,打印用的合集按奖项排好了顺序。处理情况:
- 名单 36 人:一等奖 6、二等奖 12、三等奖 18
- 命名 序号-奖项-姓名.pdf,例如 01-一等奖-王雨桐.pdf
- 字体 “䶮”字普通字体缺字,已换用能显示的字体,样式一致
- 请确认 名单里有两位“李欣怡”,班级不同,已分别生成
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。
一步步做
名单和模板交给百言 AI,先看一份样张,确认后全部生成。证书、邀请函、工牌、桌签都是同一套做法。
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01
创建项目“活动证书”
在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“活动证书”,点“创建项目”。每次活动的名单、模板和生成的证书都留在这里。
延伸项目里的文件永久保留,明年同一个比赛,换一张名单就能出新证书。
创建项目活动证书内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。
取消创建项目 -
02
上传名单和证书模板
在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“添加文件”,一次选中获奖名单和证书模板。没有模板就只传名单,让百言 AI 设计一个。
延伸模板里要变的地方用醒目的占位写法,例如“【姓名】”“【奖项】”,百言 AI 一眼就能对上名单的列。
活动证书 工作空间XLS获奖名单.xlsxDOC荣誉证书模板.docxEnter 发送,# 选择引用的文件自动 -
03
说清哪些字要变,先看样张
告诉百言 AI 名单的哪一列填到证书的哪个位置、文件怎么命名、要不要打印合集。先让它出一份样张,字号、位置、换行都看满意了再全部生成。
延伸百言 AI 做的 Word、PDF 默认在角落有一行很小的“由百言 AI 生成”,证书不需要就说“不要百言 AI 标识”。
活动证书 工作空间姓名、班级、作品、奖项按名单填进模板,文件名用“序号-奖项-姓名”,不要百言 AI 标识。先出一份样张。样张做好了:王雨桐,三年级二班,《秋天的雨》,一等奖。名字是三个字,下划线长度也按最长的四字名留够了,你看看位置合适吗?
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04
百言 AI 逐人生成
确认样张后说“全部生成”。百言 AI 在云端电脑上先检查名单,再逐人填进模板、转成 PDF,最后逐页检查有没有缺字、溢出和换行错位。
延伸名单有几百人也一样,只是多等几分钟,做完侧栏这个对话右侧会出现蓝色小圆点。
正在云端电脑上处理- 读名单:36 人,一等奖 6、二等奖 12、三等奖 18
- 检查:重名 1 组(班级不同),去掉 3 处多余空格
- 生僻字“䶮”换用能显示的字体
- 逐人生成 36 份 PDF,逐页检查排版
- 合成 36 页打印合集,按奖项排序
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05
下载压缩包和打印合集
回复里有两张成品卡片:每人一份的压缩包,和一份打印用的合集 PDF。点“查看”翻一翻,点“下载”保存。
延伸要发电子版给家长,用压缩包里单独的文件;拿去打印,用合集最省事。
36 份证书都做好了。名单里两位“李欣怡”班级不同,已分别生成,请留意别发错。
ZIP 查看 下载PDF 查看 下载 -
06
同一张名单再出邀请函或桌签
颁奖典礼要请家长?接着说“用同一张名单,给获奖学生的家长每人出一份颁奖典礼邀请函,时间地点是……”。工牌、桌签、座位卡也是这样说。
延伸邀请函想做成好看的图片发微信,也可以说“每人出一张竖版邀请图”。
活动证书 工作空间用同一张名单,给获奖学生的家长每人出一份颁奖典礼邀请函,10 月 23 日下午 3 点,学校报告厅。好的。邀请函用和证书一样的金色边框,称呼写“王雨桐家长”,36 份做好后同样打包。
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07
存成技能
满意后说“把这套做法存成技能,叫名单批量出证书”。以后传上名单和模板,说一句“按名单批量出证书”就行。
延伸可以在“技能与连接器”的“技能”标签里看到这个技能,暂时不用时关掉开关即可。
把这套做法存成技能,叫名单批量出证书。已保存技能“名单批量出证书”。以后在任何对话里说“按名单批量出证书”,我都会按这个技能执行。
技能与连接器 · 技能名单批量出证书按名单把姓名、奖项等字段填进模板,先出样张确认,再逐人生成 PDF,检查缺字和排版,打包并合成打印合集。
一键交给百言 AI
复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。
我有一张名单,想给每个人生成一份不一样的证书(或邀请函、工牌、桌签),打包下载。请按下面的流程带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。 第一步:放进项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目,名字用活动名称。 第二步:收集名单和模板 请我用“+”→“添加文件”上传名单和模板。没有模板时,问我活动名称、风格和尺寸,设计一个。读完名单后告诉我人数、各列内容,以及重名、空格、空行、生僻字等问题,拿不准的先问我,不要自己改名字。 第三步:确认字段和样张 问清名单的哪一列填到模板的哪个位置、文件怎么命名、要不要打印合集、要不要“由百言 AI 生成”的标识。先出一份样张,用最长的名字检查有没有溢出,我确认后再全部生成。 第四步:批量生成 逐人生成,保留模板版式,每份转成 PDF(需要时同时保留 Word)。逐页检查缺字、溢出和换行,生僻字缺字时换用能显示的字体。不要在文件里加公章、签名或印鉴。 第五步:交付 交付每人一份的压缩包,以及按我指定顺序合成的打印合集。回复里列出人数统计和需要我注意的地方。 第六步:存成技能 我满意后,问我要不要把这套做法存成技能。以后我传上名单和模板,说“按名单批量出证书”,你就按同样的步骤执行。
做得更好的几个细节
- 样张一定要用名单里最长的名字检查,四个字、带间隔号的名字最容易挤出格。
- 名单先自己扫一眼:多余空格、错别字、同名同姓,生成前改好比生成后一份份改省事。
- 公章、校长签名留在打印后手工盖、手工签,文件里不放。
- 打印前先打一张试纸,对一下边框和纸张位置,再整批打印。
- 同一张名单可以连着出证书、邀请函、桌签,信息只核对一遍。