客户与家长沟通小秘书
记住每位客户或家长的情况,贴来消息就给回复草稿。
- 适合谁
- 培训机构和兴趣班老师、班主任,以及要长期维护几十位老客户的销售、顾问和小店老板
- 要准备
- 学员或客户名单和基本情况,课程表或服务内容,收费和请假规则,你回得满意的几段聊天记录
- 用时
- 建智能体约 20 分钟;之后贴来一条消息,十几秒出回复草稿
- 用到
- 个人智能体项目语音输入定时任务飞书推送
做出来是这样的
1回复草稿和学员档案
2百言 AI 里的回复
草稿写好了,可以直接复制发给乐乐妈妈:
- 先接住 刚从蜡笔换到水彩,觉得“画得不好看”很正常
- 讲事实 10 月 10 日独立画完《秋天的树》,班里配色最大胆
- 给办法 下周课上请她讲讲配色,帮她找回信心
- 请确认 草稿里约了下周课上分享,记得提前安排
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。
一步步做
建一个专门记家长情况的智能体,平时课后跟它说一句,它就记下来。家长来消息时贴给它,草稿里用的都是孩子真实的近况。
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01
创建项目“画室家长沟通”
在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“画室家长沟通”,点“创建项目”。学员名单、课程表和以后的回访记录都放在这里。
延伸项目文件永久保留,学期末让百言 AI 按孩子整理一学期的进步记录,写成长报告时直接用。
创建项目画室家长沟通内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。
取消创建项目 -
02
上传学员名单和规则
在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“添加文件”,传入学员名单和基本情况、本学期课程表、收费和请假规则。有回得满意的聊天记录,截图用“添加照片”一起传上来。
延伸名单里只放和上课、沟通有关的信息,家庭住址、证件号这类不需要的就别放。
画室家长沟通 工作空间XLS学员名单和情况.xlsxPDF秋季课程表.pdfDOC收费和请假规则.docxEnter 发送,# 选择引用的文件自动 -
03
建一个“家长沟通秘书”智能体
接着说“帮我建一个个人智能体,叫家长沟通秘书”,讲清你带多少孩子、希望它做什么。百言 AI 会问你的语气和禁忌,把名单整理进它的工作记忆,创建好后侧栏“智能体”下会出现它。
延伸百言 AI 内置的“联系人与沟通”技能会按人整理沟通记录,事实和建议分开写,不会替你编没发生过的事。
画室家长沟通 工作空间帮我建一个个人智能体,叫家长沟通秘书。我带 32 个孩子学画,帮我记住每个孩子的情况,家长来消息时帮我写回复草稿。好的。先问两件事:你回家长消息习惯什么语气?有没有哪些话你一定不说,比如拿别的孩子比较?
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04
贴来家长的消息,拿回复草稿
从侧栏“家长沟通秘书”旁的 + 开始新对话,选项目“画室家长沟通”。把家长的消息复制进来,说“帮我回一下”。草稿里用的是孩子真实的近况,满意就复制发出去。
延伸草稿不合适就直接说“再短一点”或“语气正式些”,它会记住你的偏好,下次直接照这个写。
画室家长沟通 工作空间帮我回一下乐乐妈妈:老师,乐乐这两周回家总说不想来上课了,说自己画得没别人好看,是不是跟不上了?草稿:先说刚换水彩觉得画不好很正常,再讲她 10 月 10 日独立画完《秋天的树》、配色是班里最大胆的,最后约好下周课上请她分享配色。可以直接复制。
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05
课后说一句,让它记下来
下课后点输入框右侧的麦克风,说说今天哪个孩子有什么变化,例如“豆豆的《秋天的树》入选了区少儿画展”。它会写进这个孩子的档案,下次回复家长时用上。
延伸语音输入不扣积分,收拾画具的时候说两句就行。
画室家长沟通 工作空间记一下:豆豆的《秋天的树》入选了区少儿画展,下周三前告诉家长。记住了,已写进豆豆的档案。周五的回访清单里会提醒你联系豆豆家长。
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06
每周五推送回访清单到飞书
先点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定飞书。然后在家长沟通秘书的对话里说“每周五下午 5 点,列出这周该主动联系的家长和原因,发到飞书”。
延伸也能推到微信,但微信只能在你最后一次给百言 AI 发消息后的 24 小时内推送;每周固定推送用飞书或钉钉更稳。
每周五下午 5 点,列出这周该主动联系的家长和原因,发到飞书。本周待回访家长每周五 17:00 · 推送到飞书飞书 · 百言 AI本周待回访家长本周待回访家长 3 位:乐乐,最近不想来,建议今天回复;小满,课时剩 2 节,提醒续费;豆豆,作品入选画展,告诉家长。
一键交给百言 AI
复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。
我想要一个帮我和家长(或客户)沟通的智能体:记住每个人的情况,来消息时帮我写回复草稿。请按下面的步骤带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。 第一步:放进项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目,例如“画室家长沟通”。 第二步:收集资料 请我用“+”→“添加文件”上传名单和每个人的基本情况、课程表或服务内容、收费和请假规则,以及我回得满意的几段聊天记录。只整理和沟通有关的信息,不需要的个人信息不要记。 第三步:创建智能体 帮我创建一个个人智能体(默认叫“家长沟通秘书”)。先了解我回消息的语气、详略和一定不说的话,把名单整理进它的工作记忆,每个人一份档案:性格、进度、家长关注点、上次沟通。创建好后告诉我:以后从侧栏它旁边的“+”开始新对话。 第四步:写回复草稿 我贴来消息时,先判断对方的情绪和真正担心的事,再写草稿:先回应情绪,再讲孩子真实的、具体的近况,最后给一个能做到的办法。只用档案里有的事实,没有的不要编,缺信息就问我。草稿里提到的承诺单独列出来提醒我。 第五步:更新记忆 我说“记一下:……”时,把内容写进对应的档案,注明日期。 第六步:每周回访清单 问我要不要建一个每周的定时任务:列出这周该主动联系的人和原因。问我推送到哪里;没有绑定时,告诉我点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定,并提醒我微信只能在我最后一次发消息后的 24 小时内推送,每周固定推送建议用飞书或钉钉。
做得更好的几个细节
- 平时多“喂”近况:每次课后说一两句,草稿才会有具体内容,而不是一套万能话术。
- 把你回得最满意的几段聊天给它看,比描述“我喜欢亲切的语气”管用得多。
- 涉及退费、请假、调课这类有规则的事,草稿会按你上传的规则写,发之前自己再核对一遍金额和日期。
- 草稿只是草稿,由你确认后自己发出去,百言 AI 不会替你直接回家长。
- 做销售或顾问的,把“孩子”换成“客户”:记住每位客户的需求、报价和上次聊到哪,用法完全一样。