项目每周自动备份
每周六把项目文件打包备份，发到你的手机。
- 适合谁
- 在百言 AI 项目里攒了大量课件、试卷、表格的老师，管项目资料的行政和项目经理，想在自己手里再留一份的人
- 要准备
- 一个已经在用的百言 AI 项目；想清楚哪些文件要备份、太大的文件怎么处理
- 用时
- 第一次约 10 分钟；之后每周六早上自动打包，飞书里直接收到压缩包
- 用到
- 项目云端电脑处理表格技能定时任务飞书推送
做出来是这样的
1压缩包内容和飞书消息
2百言 AI 里的回复
第 42 周的备份打好了：
- 打包 177 个文件，46.8 MB
- 本周 新增 12 个、修改 5 个，清单里逐个列出
- 没打包 9 个实验视频共 365 MB，只列清单
- 保留 项目“备份”文件夹只留最近 4 份，更早的删掉
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后，在它自己的云端电脑上处理，你的电脑上什么都不用装。
一步步做
项目里的文件本来就永久保留。这一篇是在自己手里再留一份：每周六自动打包，发到飞书，下载到电脑或网盘就行。
-
01
打开要备份的项目
在左侧边栏“项目”下点开“初三物理备课”，点项目名旁的 + 在项目里开启对话。先让百言 AI 清点一下项目里有什么。
延伸点对话页右上角“工作空间”，也能自己翻项目里的文件夹和文件。
初三物理备课 工作空间清点一下这个项目里有哪些文件，按文件夹列出数量和大小。项目共 186 个文件、412 MB：课件 64 个、试卷与答案 52 个、成绩表 18 个、对话文件 43 个，另有 9 个实验视频共 365 MB。
-
02
说清备份规则
告诉百言 AI 哪些打包、哪些不打包、文件名怎么起。例如：视频太大只列清单；压缩包名带日期；附一张清单写明本周新增和修改了哪些文件。
延伸规则说一次就够，后面存成技能，别的项目也照这个规则备份。
初三物理备课 工作空间视频只列清单不打包，压缩包名带日期，附一张备份清单，写明这周新增和修改了哪些文件。明白。备份清单分三张表：全部文件、本周新增和修改、没打包的大文件。压缩包同时存进项目的“备份”文件夹，只留最近 4 份。
-
03
先打一次包
说“现在备份一次”。百言 AI 在云端电脑上清点文件、打包、做清单，回复里出现成品卡片，点“下载”保存到电脑。
延伸下载后双击压缩包就能打开，文件夹结构和项目里一模一样。
备份打好了：177 个文件、46.8 MB，本周新增 12 个、修改 5 个。9 个实验视频只列在清单里。
ZIP 查看 下载XLS 查看 下载 -
04
存成技能“项目周备份”
说“把这套备份做法存成技能，叫项目周备份”。以后在任何项目里说一句“备份这个项目”，都按同样的规则打包。
延伸技能在左侧“技能与连接器”的“技能”标签里，打开开关就生效。
把这套备份做法存成技能，叫项目周备份。已保存技能“项目周备份”。以后在任何对话里说“备份这个项目”，我都会按这个技能执行。
技能与连接器 · 技能项目周备份清点项目文件，大文件只列清单，打成带日期的压缩包并附本周新增和修改清单
-
05
每周六 9 点推到飞书
先点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定飞书。然后在项目对话里说“每周六早上 9 点备份这个项目，压缩包发到飞书”。
延伸飞书会直接收到压缩包文件；超过飞书的文件大小限制时，会改发一个百言 AI 的下载入口。
每周六早上 9 点备份这个项目，压缩包发到飞书。项目每周备份每周六 09:00 · 推送到飞书飞书 · 百言 AI项目每周备份“初三物理备课”已打包：177 个文件、46.8 MB。本周新增 12 个、修改 5 个。9 个实验视频较大，只列在清单里没打包。
一键交给百言 AI
复制这段话，百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程：要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息，百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”，这段话会直接填进对话框，看一遍再发送。
我想每周自动把一个项目里的文件打包备份，发到我的手机，我再存到电脑或网盘。请按下面的流程带我完成。缺少的信息先问我，一次只问一个问题。 第一步：确认项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于，请告诉我：从左侧边栏“项目”里点开要备份的项目，点项目名旁的“+”在项目里开启对话，再把这段话发一遍。 第二步：清点文件 按文件夹列出项目里的文件数量和大小，指出特别大的文件（例如视频）。 第三步：确认备份规则 问我哪些文件要打包、哪些只列清单、压缩包名怎么起（默认“项目名-备份-日期.zip”）。备份清单做成表格，至少包括：全部文件、本周新增和修改的文件、没有打包的大文件。问我要不要在项目里留历史备份、留几份。 第四步：试备份一次 按规则打包，核对压缩包能正常打开、文件数和清单一致，然后交付压缩包和清单。 第五步：存成技能 问我要不要把这套做法存成技能“项目周备份”，以后在任何项目里一句话调用。 第六步：每周自动备份 问我要不要建定时任务：每周固定时间备份并推送给我。告诉我推送时会尽量直接发文件，超过渠道大小限制时改发下载入口。问我推送到哪里；没有绑定时，告诉我点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定，并提醒我微信只能在我最后一次发消息后的 24 小时内推送，固定推送建议用飞书或钉钉。
做得更好的几个细节
- 项目里的文件本来就永久保留，这份备份是给自己留的离线副本，下载后存到电脑或网盘才算备份完成。
- 视频、录音这类大文件单独处理：只列清单，或者每月单独打一次包，每周的压缩包就能保持在几十 MB。
- 看一眼清单里的“本周新增和修改”，也是一份现成的工作记录。
- 项目里留的历史备份会占存储空间，留最近几份就够了。
- 要交接给同事时，把最新的压缩包和清单一起发过去，对方解压就是完整的资料。