100 种用法
打开百言 AI

会议录音变成红头会议纪要

上传录音,自动转写、提炼决议和待办,套进单位的公文模板。

适合谁
每周都要整理办公会、例会、项目会纪要的办公室文秘、行政助理和项目经理
要准备
会议录音(手机录的就行),单位的纪要模板,参会人员名单和职务
用时
上传录音 2 分钟,转写 1 小时录音约 3 分钟,成稿约 10 分钟;你确认发言人、核对决议约 10 分钟
用到
项目知识库音视频转写云端电脑写 Word技能
成品示例

做出来是这样的

1红头会议纪要和待办清单

第9次总经理办公会纪要.docx Word
第9次总经理办公会纪要.docx
1 小时 42 分钟的办公会录音,百言 AI 转写后按 4 个议题提炼出 6 条议定事项和 9 项待办,套进单位的红头纪要模板:文头、发文字号、标题、正文层级和抄送栏都按模板来。待办另出一张清单,写清责任部门和完成时限,会后直接发群里跟进。以上数据为非真实数据。

2百言 AI 里的回复

第 9 次办公会纪要 工作空间
这是 10 月 13 日第 9 次总经理办公会的录音,按红头模板出纪要,议定事项和待办单列。

纪要已按红头模板排好。录音 1 小时 42 分,6 位发言人,整理结果:

  • 议题 4 项:四季度生产计划、园区消防整改、年终考核方案、食堂外包
  • 议定 6 条,每条写清牵头部门和时间节点
  • 待办 9 项,另出清单,最早一项 10 月 20 日到期
  • 请确认 食堂外包议题未形成决定,纪要写为“下次会议再议”
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待办事项清单.xlsxXLSX · 14 KB
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会议转写稿.docxDOCX · 96 KB
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它是怎么做出来的

材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。

会议录音.m4a红头纪要模板参会人员名单会议纪要.docx待办事项清单.xlsx会议转写稿.docx百言 AI 云端电脑转写并区分发言人按议题提炼决议和待办套进红头模板排版核对人名、职务和日期

一步步做

第一次把模板和参会人员名单交给百言 AI。以后每次开完会,上传录音说一句,红头纪要和待办清单一起出来。

  1. 01

    创建项目“办公会纪要”

    在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“办公会纪要”,点“创建项目”。每次开会开一个对话,录音、转写稿和纪要都永久留在这个项目里。

    延伸年底要写全年工作总结,在项目里说“把今年 40 次办公会的议定事项按部门汇总”,不用再翻文件。

    创建项目
    办公会纪要

    内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。

    取消创建项目
  2. 02

    把纪要模板和人员名单放进知识库

    点左侧“知识库”,新建“公文模板”,上传单位的红头纪要模板、纪要写法要求,以及参会人员名单和职务。名单能帮百言 AI 认准人名,纪要里的称呼也不会写错。

    延伸人员调整了,只要在知识库里换一份新名单。

    知识库
    公文模板 上传文件 新建笔记
    • DOC会议纪要红头模板.docx
    • DOC纪要写法要求.docx
    • XLS办公会参会人员和职务.xlsx
    本次对话使用的知识库 公文模板 默认知识库
  3. 03

    用“音视频转写”上传录音

    在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“音视频转写”,选中会议录音。浏览器只在你电脑上提取音频上传,最长 10 小时,转写完成后音频随即删除。

    延伸用手机开的会,可以在手机上打开百言 AI 直接选录音文件,不用先传到电脑。

    办公会纪要 工作空间
    添加照片音视频转写添加文件添加文件夹把对话放入项目
    MP31013 第9次总经理办公会.m4a
    Enter 发送,# 选择引用的文件
    自动 知识库 · 1
  4. 04

    说清会议名称和要求,确认发言人

    在输入框写上会议名称、日期和要求,点发送。转写稿会把不同的人分成“发言人 1、发言人 2”,百言 AI 对照人员名单认出大部分,拿不准的会问你。

    延伸开会前把议程也传上来,议题名称、项目名和专业术语转写得更准。

    办公会纪要 工作空间
    这是 10 月 13 日第 9 次总经理办公会的录音,按红头模板出纪要,议定事项和待办单列。

    转写完成:1 小时 42 分,6 位发言人。主持人是总经理,其余 4 位已按名单对上。发言人 5 主要讲消防整改,是安全环保部负责人吗?

  5. 05

    百言 AI 提炼决议,套进红头模板

    确认后,百言 AI 按议题提炼讨论要点、议定事项和待办,去掉口语和重复,套进模板排版。每条议定事项都写清谁牵头、什么时候完成,没定下来的事如实写“再议”。

    延伸纪要初稿出来后,可以接着说“第二项议定事项写得再简短些”,百言 AI 只改这一处。

    正在云端电脑上处理
    1. 转写录音 1 小时 42 分,约 2.6 万字,区分 6 位发言人
    2. 按议程切分 4 个议题,提炼议定事项 6 条
    3. 整理待办 9 项:责任部门、完成时限
    4. 套用红头纪要模板:文头、发文字号、抄送栏
    5. 核对人名、职务和日期,渲染检查排版
  6. 06

    下载纪要、待办清单和转写稿

    回复里有三张成品卡片:红头纪要 Word、待办事项清单 Excel 和完整转写稿。纪要送领导审签,待办清单发到工作群跟进,转写稿留档备查。

    延伸回复下方的导出菜单可以把纪要要点直接导出成 PDF,发给没参会的同事。

    纪要、待办清单和转写稿都做好了。食堂外包议题没有形成决定,纪要写为“下次会议再议”,请确认。

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  7. 07

    存成技能“办公会纪要”

    满意后说“把这套出纪要的做法存成技能,叫办公会纪要”。下次开完会,上传录音说“出第 10 次办公会纪要”就行,发文字号会自动往后排。

    延伸周例会、项目协调会的格式不一样,可以各存一个技能,在“技能与连接器”里统一管理。

    把这套出纪要的做法存成技能,叫办公会纪要。

    已保存技能“办公会纪要”。以后在任何对话里说“出第 10 次办公会纪要”,我都会按这个技能执行。

    技能与连接器 · 技能
    办公会纪要

    转写会议录音并按人员名单确认发言人,提炼议定事项和待办,套进单位红头纪要模板,另出待办清单和转写稿。

一键交给百言 AI

复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完

包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。

我要把一次会议的录音整理成正式会议纪要。请按下面的步骤带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。

第一步:放进项目
先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“办公会纪要”(换成我的会议名称也可以)。

第二步:确认模板和人员
问我有没有单位的纪要模板、写法要求和参会人员名单。有的话请我放进知识库“公文模板”,并在“知识库 · N”里勾选。

第三步:转写录音
请我用“+”→“音视频转写”上传录音,告诉我大约要等多久。转写时区分发言人,用名单里的人名、部门名和议程里的术语提高准确率。转写完对照名单认出发言人,拿不准的问我。

第四步:提炼纪要
按议题整理:讨论要点、议定事项、待办事项。议定事项写清牵头部门和时间节点;没有形成决定的写“再议”,不要替领导下结论。去掉口语和重复,人名和职务以名单为准。

第五步:套模板交付
套进我的红头模板,文头、发文字号、标题、正文层级、抄送栏按模板来,不加公章或签名。交付纪要 Word、待办事项清单 Excel(事项、责任部门、完成时限)和完整转写稿。回复里列出议题数、议定事项数和需要我确认的地方。

第六步:存成技能
我确认后,把这套流程保存成技能(名字问我,默认“办公会纪要”),模板和名单继续放在知识库里引用。以后我上传录音说“出第 N 次办公会纪要”,你就按这个技能执行。

熟练以后,一句话就够

这是10 月 13 日第 9 次总经理办公会的录音,按红头纪要模板出纪要,议定事项和待办单列。

做得更好的几个细节

  • 手机放在会议桌中间录,离每个人差不多远,转写准确率高很多。
  • 参会人员名单放进知识库,发言人对得快,人名职务也不会写错。
  • 纪要要“记决定、不记过程”:让百言 AI 少写讨论经过,多写谁、在什么时间前、做成什么。
  • 领导说了“再研究研究”的事,提醒百言 AI 如实写“再议”,不要写成已经定了。
  • 待办清单可以接着做成定时任务:每周一早上检查快到期的事项,推到你绑定的钉钉提醒。