会议录音变成红头会议纪要
上传录音,自动转写、提炼决议和待办,套进单位的公文模板。
- 适合谁
- 每周都要整理办公会、例会、项目会纪要的办公室文秘、行政助理和项目经理
- 要准备
- 会议录音(手机录的就行),单位的纪要模板,参会人员名单和职务
- 用时
- 上传录音 2 分钟,转写 1 小时录音约 3 分钟,成稿约 10 分钟;你确认发言人、核对决议约 10 分钟
- 用到
- 项目知识库音视频转写云端电脑写 Word技能
做出来是这样的
1红头会议纪要和待办清单
2百言 AI 里的回复
纪要已按红头模板排好。录音 1 小时 42 分,6 位发言人,整理结果:
- 议题 4 项:四季度生产计划、园区消防整改、年终考核方案、食堂外包
- 议定 6 条,每条写清牵头部门和时间节点
- 待办 9 项,另出清单,最早一项 10 月 20 日到期
- 请确认 食堂外包议题未形成决定,纪要写为“下次会议再议”
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。
一步步做
第一次把模板和参会人员名单交给百言 AI。以后每次开完会,上传录音说一句,红头纪要和待办清单一起出来。
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01
创建项目“办公会纪要”
在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“办公会纪要”,点“创建项目”。每次开会开一个对话,录音、转写稿和纪要都永久留在这个项目里。
延伸年底要写全年工作总结,在项目里说“把今年 40 次办公会的议定事项按部门汇总”,不用再翻文件。
创建项目办公会纪要内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。
取消创建项目 -
02
把纪要模板和人员名单放进知识库
点左侧“知识库”,新建“公文模板”,上传单位的红头纪要模板、纪要写法要求,以及参会人员名单和职务。名单能帮百言 AI 认准人名,纪要里的称呼也不会写错。
延伸人员调整了,只要在知识库里换一份新名单。
知识库- DOC会议纪要红头模板.docx
- DOC纪要写法要求.docx
- XLS办公会参会人员和职务.xlsx
本次对话使用的知识库 公文模板 默认知识库 -
03
用“音视频转写”上传录音
在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“音视频转写”,选中会议录音。浏览器只在你电脑上提取音频上传,最长 10 小时,转写完成后音频随即删除。
延伸用手机开的会,可以在手机上打开百言 AI 直接选录音文件,不用先传到电脑。
办公会纪要 工作空间MP31013 第9次总经理办公会.m4aEnter 发送,# 选择引用的文件自动 知识库 · 1 -
04
说清会议名称和要求,确认发言人
在输入框写上会议名称、日期和要求,点发送。转写稿会把不同的人分成“发言人 1、发言人 2”,百言 AI 对照人员名单认出大部分,拿不准的会问你。
延伸开会前把议程也传上来,议题名称、项目名和专业术语转写得更准。
办公会纪要 工作空间这是 10 月 13 日第 9 次总经理办公会的录音,按红头模板出纪要,议定事项和待办单列。转写完成:1 小时 42 分,6 位发言人。主持人是总经理,其余 4 位已按名单对上。发言人 5 主要讲消防整改,是安全环保部负责人吗?
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05
百言 AI 提炼决议,套进红头模板
确认后,百言 AI 按议题提炼讨论要点、议定事项和待办,去掉口语和重复,套进模板排版。每条议定事项都写清谁牵头、什么时候完成,没定下来的事如实写“再议”。
延伸纪要初稿出来后,可以接着说“第二项议定事项写得再简短些”,百言 AI 只改这一处。
正在云端电脑上处理- 转写录音 1 小时 42 分,约 2.6 万字,区分 6 位发言人
- 按议程切分 4 个议题,提炼议定事项 6 条
- 整理待办 9 项:责任部门、完成时限
- 套用红头纪要模板:文头、发文字号、抄送栏
- 核对人名、职务和日期,渲染检查排版
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06
下载纪要、待办清单和转写稿
回复里有三张成品卡片:红头纪要 Word、待办事项清单 Excel 和完整转写稿。纪要送领导审签,待办清单发到工作群跟进,转写稿留档备查。
延伸回复下方的导出菜单可以把纪要要点直接导出成 PDF,发给没参会的同事。
纪要、待办清单和转写稿都做好了。食堂外包议题没有形成决定,纪要写为“下次会议再议”,请确认。
DOC 查看 下载XLS 查看 下载DOC 查看 下载 -
07
存成技能“办公会纪要”
满意后说“把这套出纪要的做法存成技能,叫办公会纪要”。下次开完会,上传录音说“出第 10 次办公会纪要”就行,发文字号会自动往后排。
延伸周例会、项目协调会的格式不一样,可以各存一个技能,在“技能与连接器”里统一管理。
把这套出纪要的做法存成技能,叫办公会纪要。已保存技能“办公会纪要”。以后在任何对话里说“出第 10 次办公会纪要”,我都会按这个技能执行。
技能与连接器 · 技能办公会纪要转写会议录音并按人员名单确认发言人,提炼议定事项和待办,套进单位红头纪要模板,另出待办清单和转写稿。
一键交给百言 AI
复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。
我要把一次会议的录音整理成正式会议纪要。请按下面的步骤带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。 第一步:放进项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“办公会纪要”(换成我的会议名称也可以)。 第二步:确认模板和人员 问我有没有单位的纪要模板、写法要求和参会人员名单。有的话请我放进知识库“公文模板”,并在“知识库 · N”里勾选。 第三步:转写录音 请我用“+”→“音视频转写”上传录音,告诉我大约要等多久。转写时区分发言人,用名单里的人名、部门名和议程里的术语提高准确率。转写完对照名单认出发言人,拿不准的问我。 第四步:提炼纪要 按议题整理:讨论要点、议定事项、待办事项。议定事项写清牵头部门和时间节点;没有形成决定的写“再议”,不要替领导下结论。去掉口语和重复,人名和职务以名单为准。 第五步:套模板交付 套进我的红头模板,文头、发文字号、标题、正文层级、抄送栏按模板来,不加公章或签名。交付纪要 Word、待办事项清单 Excel(事项、责任部门、完成时限)和完整转写稿。回复里列出议题数、议定事项数和需要我确认的地方。 第六步:存成技能 我确认后,把这套流程保存成技能(名字问我,默认“办公会纪要”),模板和名单继续放在知识库里引用。以后我上传录音说“出第 N 次办公会纪要”,你就按这个技能执行。
做得更好的几个细节
- 手机放在会议桌中间录,离每个人差不多远,转写准确率高很多。
- 参会人员名单放进知识库,发言人对得快,人名职务也不会写错。
- 纪要要“记决定、不记过程”:让百言 AI 少写讨论经过,多写谁、在什么时间前、做成什么。
- 领导说了“再研究研究”的事,提醒百言 AI 如实写“再议”,不要写成已经定了。
- 待办清单可以接着做成定时任务:每周一早上检查快到期的事项,推到你绑定的钉钉提醒。