100 种用法
打开百言 AI

公文红头模板 Skill

单位的发文模板做成 Skill,写好的稿子一键套成正式公文。

适合谁
单位办公室、行政部、党群部里经常发通知、请示、函的文秘,以及要把稿子交给办公室套红头的各部门同事
要准备
单位的红头发文模板(Word),两三份过去的正式发文作为样例,单位对公文格式的要求(没有就按国家公文格式标准)
用时
第一次约 20 分钟,主要花在核对格式;存成技能后,一份稿子 2 分钟套好
用到
项目技能云端电脑排版 Word知识库
成品示例

做出来是这样的

1套好红头的正式通知

鹭湖发〔2026〕27号-冬季安全生产大检查通知.docx Word
鹭湖发〔2026〕27号-冬季安全生产大检查通知.docx
写好的稿子一句话套成正式公文:版头是红色的发文机关标志和分隔线,发文字号“鹭湖发〔2026〕27号”用六角括号,正文 3 号仿宋,一级标题黑体、二级标题楷体,落款、版记和页码都按单位模板排好,共 3 页。百言 AI 排完逐项自查,12 项通过,1 项请你确认。成品不加盖印章,打印后按单位流程用印。以上数据为非真实数据。

2百言 AI 里的回复

集团发文 工作空间
把这份稿子套成集团红头文件:发文字号鹭湖发〔2026〕27号,主送各子公司、集团各部门,附件是冬季安全生产检查表。

已按“集团红头公文”技能排好,共 3 页,格式自查 12 项通过:

  • 版头 发文机关标志、发文字号和红色分隔线按单位模板
  • 正文 3 号仿宋,一级标题黑体、二级标题楷体,页码“— 1 —”
  • 附件 《冬季安全生产检查表》另起一页,名称和附件说明一致
  • 请确认 抄送范围沿用上次发文:集团领导班子成员,集团工会
DOC
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它是怎么做出来的

材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。

红头模板.docx过去的正式发文写好的稿子正式公文.docx公文.pdf“集团红头公文”技能百言 AI 云端电脑读出模板的版头、字体和行距按文种套用格式核对发文字号、层次标题和版记存成技能,以后一句话套用

一步步做

第一次把模板和几份正式发文交给百言 AI,核对一遍格式再存成技能。以后不管谁写的稿子,一句话就套成红头文件。

  1. 01

    创建项目“集团发文”

    在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“集团发文”,点“创建项目”。每份公文开一个对话,原稿、成品和 PDF 都留在这个项目里。

    延伸项目文件永久保留。年底整理发文目录时,让百言 AI 把工作空间里今年所有公文的字号、标题和日期列成一张表。

    创建项目
    集团发文

    内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。

    取消创建项目
  2. 02

    上传红头模板和过去的发文

    在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“添加文件”,传入单位的红头模板、两三份过去的正式发文(通知、请示、函各一份最好),以及单位的公文格式要求。

    延伸单位没有成文的格式要求也没关系,百言 AI 会按国家公文格式标准排,再对照你的样例找差别。

    集团发文 工作空间
    添加照片音视频转写添加文件添加文件夹把对话放入项目
    DOC集团红头模板.docxDOC鹭湖发〔2026〕19号-通知.docxDOC鹭湖函〔2026〕6号.docxPDF公文格式要求.pdf
    Enter 发送,# 选择引用的文件
    自动
  3. 03

    交一份稿子试套

    接着上传要发的稿子,说清文种、发文字号、主送单位和附件,例如“套成集团红头通知,发文字号鹭湖发〔2026〕27号,主送各子公司、集团各部门”。缺的信息百言 AI 会先问你。

    延伸稿子在别人手里?在输入框里输入 # 可以直接选工作空间里已有的文件,不用重新上传。

    集团发文 工作空间
    把冬季安全检查通知的稿子套成集团红头通知,发文字号鹭湖发〔2026〕27号,主送各子公司、集团各部门。

    收到。还差两项:这份通知有附件吗?抄送给谁?如果和上次一样,我就沿用上次的抄送范围。

  4. 04

    百言 AI 排版并逐项自查

    百言 AI 在云端电脑上用你的模板排版,不是在网页里拼格式。排完会对照标准和样例逐项检查:版头、发文字号、标题、层次、页码、落款和版记。

    延伸排好的文件是真正的 Word,样式都设好了,下载后再改一个字也不会乱。

    正在云端电脑上处理
    1. 读取模板:发文机关标志红色居中,版心 156 × 225 mm
    2. 套用正文:3 号仿宋,每页 22 行、每行 28 字
    3. 层次标题:一级黑体、二级楷体,共 6 处
    4. 附件另起一页,落款日期 2026 年 10 月 15 日
    5. 格式自查 12 项通过,1 项请确认
  5. 05

    下载 Word 和 PDF

    回复里有 Word 和 PDF 两张成品卡片。点“查看”逐页核对,没问题点“下载”,按单位流程打印、用印。

    延伸成品里不放印章和签名,用印走单位自己的流程。领导要改措辞,直接说“第二段改成……”,格式不会动。

    公文已排好,共 3 页。抄送范围沿用上次发文,请确认。

    DOC
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  6. 06

    存成技能“集团红头公文”

    核对满意后说“把这套公文排版做法存成技能,叫集团红头公文,模板和样例一起放进去”。以后在任何对话里说“套成集团红头”,附上稿子就行。

    延伸请示、函、会议纪要的版式各不相同,可以在同一个技能里讲清每种文种的区别,也可以分开存。

    把这套公文排版做法存成技能,叫集团红头公文,模板和样例一起放进去。

    已保存技能“集团红头公文”。以后在任何对话里说“套成集团红头”,我都会按这个技能执行。

    技能与连接器 · 技能
    集团红头公文

    用集团红头模板把稿子排成正式通知、请示、函或纪要,核对发文字号、层次标题、落款和版记,交付 Word 和 PDF。

一键交给百言 AI

复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完

包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。

我想把单位的红头公文排版做成一个技能,以后写好稿子一句话就能套成正式公文。请按下面的步骤带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。

第一步:放进项目
先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“集团发文”(换成我的单位简称也可以)。

第二步:收集模板和样例
请我用“+”→“添加文件”上传:单位的红头模板、两三份过去的正式发文(最好覆盖通知、请示、函)、单位的公文格式要求。没有格式要求的,按国家公文格式标准排,再对照样例列出单位的习惯做法让我确认。

第三步:试套一份稿子
请我上传一份要发的稿子,问清文种、发文字号、主送单位、附件和抄送范围。在云端电脑上用模板排版:版头、发文字号、标题、正文字体和行距、层次标题、附件说明、落款、版记、页码都按模板和标准来。不要改动稿子的原意,错别字和明显不通的句子列出来问我。

第四步:自查后交付
逐项检查格式,告诉我通过了哪些、哪些需要我确认。交付 Word 和 PDF。成品里不要加印章、签名或任何印鉴图案。

第五步:存成技能
我确认无误后,把这套做法存成技能(名字问我,默认“集团红头公文”),模板和样例一起放进技能。告诉我以后怎么调用,以及在左侧“技能与连接器”的“技能”标签里能找到它。

熟练以后,一句话就够

把这份稿子套成集团红头通知,发文字号鹭湖发〔2026〕27号,主送各子公司、集团各部门,附件是冬季安全生产检查表。

做得更好的几个细节

  • 样例要用真正发出去的终稿,草稿或别人改过格式的版本会把错误也教给百言 AI。
  • 发文字号的年份用六角括号〔〕,不要用方括号或圆括号,这是最常见的格式错误。
  • 单位换了模板,上传新模板说“集团红头公文技能更新一下,用这个新模板”,旧版本会保留。
  • 同一个技能可以管几种文种,说清“请示只能主送一个上级机关,要写联系人和电话”这类区别。
  • 印章、领导签发一律走单位流程,百言 AI 只负责把格式排对。