100 种用法
打开百言 AI

会议纪要和邮件草稿一次备好

录音转纪要、拆出待办,邮件草稿填好收件人和附件,打开点发送。

适合谁
每周开例会、会后要发纪要和待办的部门助理、项目经理和行政
要准备
会议录音,参会部门和邮箱名单,纪要模板(可选)
用时
第一次约 15 分钟;之后开完会传上录音,十来分钟拿到纪要和写好的邮件草稿
用到
项目知识库音视频转写云端电脑写 Word技能定时任务飞书推送
成品示例

做出来是这样的

1纪要和邮件草稿

邮件草稿-周例会纪要.eml 邮件
邮件草稿-周例会纪要.eml
68 分钟的例会录音,整理成《产品周例会纪要》:4 项决定(新品 11 月 18 日上市、首批备货 1.2 万台、赠品改为收纳包、售后话术 11 月 10 日前定稿)、9 条待办,每条写明负责部门和截止日期;听不清的“返点比例”单独列为待确认。同时生成一封邮件草稿,6 个部门的收件人、主题“【纪要】10 月 15 日产品周例会:4 项决定、9 条待办”和两个附件都已填好,用邮件软件打开,检查后点“发送”。以上数据为非真实数据。

2百言 AI 里的回复

周例会纪要 工作空间
按模板把这段例会录音整理成纪要,拆出待办,写好发给参会部门的邮件。

纪要和邮件草稿都好了。双击邮件草稿,用 Outlook、Foxmail 等邮件软件打开,检查后点“发送”:

  • 决定 4 项,新品 11 月 18 日上市
  • 待办 9 条,最早一条 10 月 22 日到期
  • 收件人 按名单填好 6 个部门的邮箱
  • 待确认 录音 37 分处“返点比例”听不清,请财务部确认
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它是怎么做出来的

材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。

会议录音参会名单和邮箱纪要模板纪要.docx待办清单.xlsx邮件草稿.eml百言 AI 云端电脑转写录音,区分发言人按模板写纪要,拆出待办生成收件人、主题、附件都填好的邮件草稿待办到期前推送提醒

一步步做

百言 AI 不能替你直接发邮件,但能把邮件写到只差点“发送”:收件人、主题、正文、附件全部填好。待办到期前,它还会提醒你。

  1. 01

    创建项目“周例会纪要”

    在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“周例会纪要”,点“创建项目”。每周的录音转写、纪要和待办清单都存在这里,追踪待办时能翻到之前每一次的决定。

    延伸后面的待办提醒也建在这个项目里,会读到每次会议的待办清单。

    创建项目
    周例会纪要

    内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。

    取消创建项目
  2. 02

    把名单和模板放进知识库

    点左侧“知识库”,新建“例会资料”,上传参会部门和邮箱名单、公司的纪要模板。回到对话时在“知识库 · N”里勾选它。

    延伸名单里写清每个部门对应的邮箱,邮件草稿的收件人就按它自动填。

    知识库
    例会资料 上传文件 新建笔记
    • XLS参会部门和邮箱.xlsx
    • DOC会议纪要模板.docx
    本次对话使用的知识库 例会资料 默认知识库
  3. 03

    传上会议录音

    在项目的对话框左下角点 +,选“音视频转写”,选中手机或录音笔里的录音,再说“按模板整理成纪要,拆出待办,写好发给参会部门的邮件”。

    延伸转写时浏览器只上传录音里的声音,最长 10 小时,转写完音频随即删除。

    周例会纪要 工作空间
    添加照片音视频转写添加文件添加文件夹把对话放入项目
    MP3周例会-10月15日.m4a
    Enter 发送,# 选择引用的文件
    自动 知识库 · 1
  4. 04

    等百言 AI 整理纪要和待办

    百言 AI 先把录音转成文字、分清谁在说话,再按模板写纪要,把每条待办对上负责部门和截止日期。听不清、对不上的地方单独列出来,不会自己编。

    延伸想看原话,让它把逐字稿也作为 Word 文件交给你。

    正在云端电脑上处理
    1. 转写 68 分钟录音,区分 6 位发言人
    2. 按模板写纪要:4 项决定
    3. 拆出 9 条待办,对上负责部门和截止日期
    4. 录音 37 分处“返点比例”听不清,列为待确认
    5. 生成邮件草稿,按名单填好 6 个收件人
  5. 05

    打开邮件草稿,检查后发送

    回复里有纪要、待办清单和邮件草稿三张成品卡片。下载邮件草稿,双击用 Outlook、Foxmail 等邮件软件打开,收件人、主题、正文和附件都已填好,看一遍点“发送”。

    延伸用网页邮箱的,复制回复里的正文,再把纪要和待办清单作为附件上传,也就一分钟。

    纪要和邮件草稿都好了:4 项决定、9 条待办。双击邮件草稿用邮件软件打开,检查后点“发送”。

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    周例会纪要-10月15日.docxDOCX · 38 KB
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    待办清单.xlsxXLSX · 15 KB
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  6. 06

    存成技能“例会纪要”

    说“把这套做法存成技能,叫例会纪要”。下周开完会,传上录音说一句“整理今天的例会”,就按同样的模板和名单出纪要和邮件草稿。

    延伸技能在左侧“技能与连接器”的“技能”标签里能找到。

    把这套做法存成技能,叫例会纪要。

    已保存技能“例会纪要”。以后在任何对话里说“整理今天的例会”,我都会按这个技能执行。

    技能与连接器 · 技能
    例会纪要

    转写例会录音,按模板写纪要、拆待办,生成填好收件人和附件的邮件草稿

  7. 07

    待办到期前推到飞书

    先点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定飞书。然后说“每个工作日早上 9 点,看看各次例会的待办,3 天内到期的发到飞书提醒我”。

    延伸收到提醒后在飞书里回一句“采购部那条已完成”,百言 AI 会更新待办清单。

    每个工作日早上 9 点,看看各次例会的待办,3 天内到期的发到飞书提醒我。
    例会待办提醒工作日 09:00 · 推送到飞书
    飞书 · 百言 AI
    例会待办提醒3 天内到期 1 条:采购部确认首批 1.2 万台排产,10 月 22 日截止。另有 1 条待确认:返点比例是 3% 还是 5%,等财务部答复。

一键交给百言 AI

复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完

包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。

我想把会议录音整理成纪要和待办,并准备好发给参会人的邮件。请按下面的流程带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。

第一步:放进项目
先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“周例会纪要”。

第二步:准备名单和模板
问我参会的部门或人、各自的邮箱,以及有没有纪要模板。请我上传,帮我新建知识库“例会资料”存进去,并提醒我在“知识库 · N”里勾选。

第三步:转写录音
请我点“+”→“音视频转写”上传会议录音。转写后区分发言人。

第四步:写纪要和待办
按模板写纪要:会议决定、待办、待确认事项。每条待办写清做什么、谁负责、哪天截止;录音里听不清或前后矛盾的地方列为待确认,注明在录音第几分钟,不要自己猜。纪要做成 Word,待办做成表格。

第五步:准备邮件
你不能替我直接发邮件,请生成一个邮件草稿文件(.eml):收件人按名单填好,主题写“【纪要】日期 + 会议名:几项决定、几条待办”,正文写决定和最近要到期的待办,纪要和待办清单作为附件。告诉我双击用邮件软件打开、检查后点发送;用网页邮箱的话,把正文也贴在回复里方便我复制。

第六步:存成技能
问我要不要把这套做法存成技能“例会纪要”,以后传上录音一句话调用。

第七步:待办提醒
问我要不要建定时任务:每个工作日固定时间检查各次会议的待办,快到期的推送提醒我。问我推送到哪里;没有绑定时,告诉我点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定,并提醒我微信只能在我最后一次发消息后的 24 小时内推送,固定推送建议用飞书或钉钉。

熟练以后,一句话就够

把这段例会录音整理成纪要,拆出待办,生成发给参会部门的邮件草稿,附上纪要和待办清单。

做得更好的几个细节

  • 开会时把手机放在桌子中间录音,离发言人近一些,转写的准确率高很多。
  • 参会名单里部门和邮箱一一对应,邮件草稿的收件人才能一次填对。
  • “待确认”的内容在发邮件前先问清楚,或者在邮件里直接点名请对方确认。
  • 邮件草稿发出前看一眼收件人,尤其是有外部单位参会时,别把内部讨论发出去。
  • 要做成带红头的正式纪要,看第 004 篇;本篇适合内部例会的快速分发。