会议纪要和邮件草稿一次备好
录音转纪要、拆出待办,邮件草稿填好收件人和附件,打开点发送。
- 适合谁
- 每周开例会、会后要发纪要和待办的部门助理、项目经理和行政
- 要准备
- 会议录音,参会部门和邮箱名单,纪要模板(可选)
- 用时
- 第一次约 15 分钟;之后开完会传上录音,十来分钟拿到纪要和写好的邮件草稿
- 用到
- 项目知识库音视频转写云端电脑写 Word技能定时任务飞书推送
做出来是这样的
1纪要和邮件草稿
2百言 AI 里的回复
纪要和邮件草稿都好了。双击邮件草稿,用 Outlook、Foxmail 等邮件软件打开,检查后点“发送”:
- 决定 4 项,新品 11 月 18 日上市
- 待办 9 条,最早一条 10 月 22 日到期
- 收件人 按名单填好 6 个部门的邮箱
- 待确认 录音 37 分处“返点比例”听不清,请财务部确认
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。
一步步做
百言 AI 不能替你直接发邮件,但能把邮件写到只差点“发送”:收件人、主题、正文、附件全部填好。待办到期前,它还会提醒你。
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01
创建项目“周例会纪要”
在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“周例会纪要”,点“创建项目”。每周的录音转写、纪要和待办清单都存在这里,追踪待办时能翻到之前每一次的决定。
延伸后面的待办提醒也建在这个项目里,会读到每次会议的待办清单。
创建项目周例会纪要内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。
取消创建项目 -
02
把名单和模板放进知识库
点左侧“知识库”,新建“例会资料”,上传参会部门和邮箱名单、公司的纪要模板。回到对话时在“知识库 · N”里勾选它。
延伸名单里写清每个部门对应的邮箱,邮件草稿的收件人就按它自动填。
知识库- XLS参会部门和邮箱.xlsx
- DOC会议纪要模板.docx
本次对话使用的知识库 例会资料 默认知识库 -
03
传上会议录音
在项目的对话框左下角点 +,选“音视频转写”,选中手机或录音笔里的录音,再说“按模板整理成纪要,拆出待办,写好发给参会部门的邮件”。
延伸转写时浏览器只上传录音里的声音,最长 10 小时,转写完音频随即删除。
周例会纪要 工作空间MP3周例会-10月15日.m4aEnter 发送,# 选择引用的文件自动 知识库 · 1 -
04
等百言 AI 整理纪要和待办
百言 AI 先把录音转成文字、分清谁在说话,再按模板写纪要,把每条待办对上负责部门和截止日期。听不清、对不上的地方单独列出来,不会自己编。
延伸想看原话,让它把逐字稿也作为 Word 文件交给你。
正在云端电脑上处理- 转写 68 分钟录音,区分 6 位发言人
- 按模板写纪要:4 项决定
- 拆出 9 条待办,对上负责部门和截止日期
- 录音 37 分处“返点比例”听不清,列为待确认
- 生成邮件草稿,按名单填好 6 个收件人
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05
打开邮件草稿,检查后发送
回复里有纪要、待办清单和邮件草稿三张成品卡片。下载邮件草稿,双击用 Outlook、Foxmail 等邮件软件打开,收件人、主题、正文和附件都已填好,看一遍点“发送”。
延伸用网页邮箱的,复制回复里的正文,再把纪要和待办清单作为附件上传,也就一分钟。
纪要和邮件草稿都好了:4 项决定、9 条待办。双击邮件草稿用邮件软件打开,检查后点“发送”。
DOC 查看 下载XLS 查看 下载EML 查看 下载 -
06
存成技能“例会纪要”
说“把这套做法存成技能,叫例会纪要”。下周开完会,传上录音说一句“整理今天的例会”,就按同样的模板和名单出纪要和邮件草稿。
延伸技能在左侧“技能与连接器”的“技能”标签里能找到。
把这套做法存成技能,叫例会纪要。已保存技能“例会纪要”。以后在任何对话里说“整理今天的例会”,我都会按这个技能执行。
技能与连接器 · 技能例会纪要转写例会录音,按模板写纪要、拆待办,生成填好收件人和附件的邮件草稿
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07
待办到期前推到飞书
先点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定飞书。然后说“每个工作日早上 9 点,看看各次例会的待办,3 天内到期的发到飞书提醒我”。
延伸收到提醒后在飞书里回一句“采购部那条已完成”,百言 AI 会更新待办清单。
每个工作日早上 9 点,看看各次例会的待办,3 天内到期的发到飞书提醒我。例会待办提醒工作日 09:00 · 推送到飞书飞书 · 百言 AI例会待办提醒3 天内到期 1 条:采购部确认首批 1.2 万台排产,10 月 22 日截止。另有 1 条待确认:返点比例是 3% 还是 5%,等财务部答复。
一键交给百言 AI
复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。
我想把会议录音整理成纪要和待办,并准备好发给参会人的邮件。请按下面的流程带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。 第一步:放进项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“周例会纪要”。 第二步:准备名单和模板 问我参会的部门或人、各自的邮箱,以及有没有纪要模板。请我上传,帮我新建知识库“例会资料”存进去,并提醒我在“知识库 · N”里勾选。 第三步:转写录音 请我点“+”→“音视频转写”上传会议录音。转写后区分发言人。 第四步:写纪要和待办 按模板写纪要:会议决定、待办、待确认事项。每条待办写清做什么、谁负责、哪天截止;录音里听不清或前后矛盾的地方列为待确认,注明在录音第几分钟,不要自己猜。纪要做成 Word,待办做成表格。 第五步:准备邮件 你不能替我直接发邮件,请生成一个邮件草稿文件(.eml):收件人按名单填好,主题写“【纪要】日期 + 会议名:几项决定、几条待办”,正文写决定和最近要到期的待办,纪要和待办清单作为附件。告诉我双击用邮件软件打开、检查后点发送;用网页邮箱的话,把正文也贴在回复里方便我复制。 第六步:存成技能 问我要不要把这套做法存成技能“例会纪要”,以后传上录音一句话调用。 第七步:待办提醒 问我要不要建定时任务:每个工作日固定时间检查各次会议的待办,快到期的推送提醒我。问我推送到哪里;没有绑定时,告诉我点左下角头像右侧的“连接手机”图标绑定,并提醒我微信只能在我最后一次发消息后的 24 小时内推送,固定推送建议用飞书或钉钉。
做得更好的几个细节
- 开会时把手机放在桌子中间录音,离发言人近一些,转写的准确率高很多。
- 参会名单里部门和邮箱一一对应,邮件草稿的收件人才能一次填对。
- “待确认”的内容在发邮件前先问清楚,或者在邮件里直接点名请对方确认。
- 邮件草稿发出前看一眼收件人,尤其是有外部单位参会时,别把内部讨论发出去。
- 要做成带红头的正式纪要,看第 004 篇;本篇适合内部例会的快速分发。