一叠发票照片变成报销台账
发票、收据拍照上传,识别成台账 Excel,自动核对金额和重复报销。
- 适合谁
- 经常出差、每月攒一叠票据要报销的销售和项目人员,以及要逐张录台账、查重复报销的财务和行政
- 要准备
- 发票、出租车票、火车票的照片(手机拍就行),公司的报销制度和差旅标准,公司开票抬头和税号
- 用时
- 拍照 5 分钟,百言 AI 识别和核对约 5 分钟;存成技能后每月一句话
- 用到
- 项目知识库单据识别云端电脑处理表格技能
做出来是这样的
1照片识别成报销台账
2百言 AI 里的回复
台账做好了。23 张照片识别出 22 张不重复的票据,合计 ¥8,642.50:
- 票据 发票 14 张、出租车票 5 张、火车票 3 张
- 重复 会议费发票 ¥3,600.00 拍了两次,按发票号码只记一次
- 抬头 10 月 12 日餐饮发票 ¥612.00 抬头是个人,需要重开
- 超标准 上海住宿 ¥520 一晚,标准 ¥450,2 晚超 ¥140.00
它是怎么做出来的
材料交给百言 AI 后,在它自己的云端电脑上处理,你的电脑上什么都不用装。
一步步做
票据拍照传给百言 AI,识别、录入、查重复、对标准都交给它。你只需要处理它挑出来的那几张。
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01
创建项目“报销台账”
在左侧边栏“项目”旁点 +,输入“报销台账”,点“创建项目”。每个月的照片和台账都放在这里,查重复报销时会把以前月份的发票号码一起比对。
延伸项目里的文件永久保留,年底汇总全年差旅费,说一句“把 1 到 12 月的台账合成一张表”就行。
创建项目报销台账内容永久保留,随时间扣除少量存储积分。
取消创建项目 -
02
把报销制度放进知识库
点左侧“知识库”,新建“报销制度”,上传公司的差旅费管理办法,再点“新建笔记”写上公司全称和税号。核对抬头、住宿标准、餐补都按这里的规定。
延伸制度改了只换知识库里这一份,以后的台账自动按新标准核对。
知识库- DOC差旅费管理办法(2026 修订).docx
- DOC公司开票信息.docx
本次对话使用的知识库 报销制度 默认知识库 -
03
拍照上传票据
把票据摊在桌上逐张拍清楚,在项目里开启对话,点对话框左下角 +,选“添加照片”,一次选中全部照片。一张照片里拍了好几张票也行。
延伸电子发票的 PDF 也能一起传:用 + 菜单的“添加文件”,照片和 PDF 混在一起识别。
报销台账 工作空间IMGIMG_2041.jpgIMGIMG_2042.jpgIMGIMG_2043.jpgIMG另外 20 张照片Enter 发送,# 选择引用的文件自动 知识库 · 1 -
04
百言 AI 识别并核对
说“按报销制度识别成台账,核对金额和重复报销”。百言 AI 在云端电脑上逐张识别日期、类别、金额和发票号码,按号码查重复,再按知识库里的标准逐张核对。
延伸看不清的票据不会硬猜,会标出照片编号请你补拍,或者让你手动填那一格。
正在云端电脑上处理- 识别 23 张照片:发票 15 张、出租车票 5 张、火车票 3 张
- 按发票号码查重复:会议费发票出现 2 次,只记 1 次
- 核对抬头和税号:1 张抬头是个人
- 核对差旅标准:上海住宿超标 ¥140.00
- 生成台账:22 张票据,合计 ¥8,642.50
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05
下载台账,处理挑出来的票
点成品卡片的“下载”。台账每行一张票,最后一列写核对结果,有问题的标黄;第二个工作表单独列出要处理的票,比如哪张要重开、哪笔要说明。
延伸公司有固定的报销单模板,把模板传上来说“填进这个模板”,金额和张数会填进对应的格子。
台账做好了:22 张票据合计 ¥8,642.50。需要处理 3 处:重复的会议费发票已剔除,1 张餐饮发票要重开,上海住宿超标 ¥140.00 需要写说明。
XLS 查看 下载 -
06
存成技能“报销台账”
满意后说“把这套做法存成技能,叫报销台账”。下个月把照片传进项目,说“做 11 月的报销台账”,还会和以前月份的发票号码比对,防止跨月重复报销。
延伸财务收全部门的票时也一样:一个人一个文件夹,用“添加文件夹”一次传上来,台账按人分开汇总。
把这套做法存成技能,叫报销台账。已保存技能“报销台账”。以后在任何对话里说“做这个月的报销台账”,我都会按这个技能执行。
技能与连接器 · 技能报销台账识别票据照片成台账,按发票号码查重复(含以前月份),按报销制度核对抬头、税号和差旅标准。
一键交给百言 AI
复制这段话,百言 AI 会一步步带你做完
包含上面的完整流程:要准备什么、怎么确认、交付什么、以后怎么一句话复用。你缺的信息,百言 AI 会一项项问你。点“在百言 AI 里打开”,这段话会直接填进对话框,看一遍再发送。
我有一叠票据照片要整理成报销台账,并核对金额和重复报销。请按下面的步骤带我完成。缺少的信息先问我,一次只问一个问题。 第一步:放进项目 先看当前对话是否属于项目。如果不属于,请告诉我:点对话框左下角的“+”,选“把对话放入项目”,新建项目“报销台账”。 第二步:确认报销制度 请我上传公司的报销制度或差旅标准,以及公司开票抬头和税号,建议存进知识库“报销制度”,并在“知识库 · N”里勾选。没有成文的,逐项问我住宿、交通、餐饮的标准。 第三步:收集票据 请我用“+”→“添加照片”上传票据照片,电子发票 PDF 用“添加文件”上传。告诉我一共收到几张照片、识别出几张票据。 第四步:识别和核对 逐张识别日期、类别、开票方或行程、发票号码和金额。看不清的不要猜,列出照片编号让我补拍或手填。按发票号码查重复(包括项目里以前月份的台账),核对抬头和税号,按差旅标准检查是否超标。 第五步:交付 交付一个 Excel 台账:每行一张票,金额用公式合计,最后一列写核对结果,有问题的标黄;第二个工作表列出需要处理的票据和处理建议。在回复里写出张数、合计金额和需要我处理的地方。 第六步:存成技能 我确认后,问我要不要把这套做法存成技能,以后每月传照片说一句话就能出台账。
做得更好的几个细节
- 拍照时票据摊平、光线均匀,金额和发票号码那一块要清楚,比整张拍全更重要。
- 查重复靠发票号码,同一张票拍两次、上个月报过的票,都能查出来,所以台账要一直放在同一个项目里。
- 抬头和税号写进知识库,百言 AI 会逐张比对,抬头写错的票当场就能发现。
- 看不清的票据百言 AI 会单独列出来,宁可补拍,也不要让它猜数字。
- 台账交给财务前自己看一遍标黄的行,其余的可以放心。